8 Hal Penting dalam Surat Dinas (Gambar Contoh Surat Dinas dan Bagiannya)

Kemampuan menulis surat dinas sangat penting bagi kehidupanmu baik di lingkungan sekolah maupun di masyarakat. Apalagi, bagi pengurus organisasi, kemahiran tersebut mutlak diperlukan. Surat dinas bisa kamu pergunakan saat menulis surat kepada guru atau wali kelas karena berhalangan masuk sekolah; surat permohonan menjadi anggota sebuah perkumpulan, misalnya perkumpulan seni, olahraga, pencinta alam; surat undangan atau pemberitahuan kegiatan OSIS, kepramukaan, PMR; dan sebagainya.

Surat dinas merupakan sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari seseorang, organisasi, instansi, maupun swasta kepada pihak lain.

Fungsi Surat Dinas

Adapun fungsi surat dinas ialah sebagai sarana untuk menyampaikan permohonan, pemberitahuan, pemikiran; alat bukti tertulis dan alat pengingat; bukti sejarah, contohnya surat-surat bersejarah; dan pedoman kerja, misalnya surat keputusan.

Cermatilah gambar contoh surat dinas dan bagiannya berikut ini.

8 Hal Penting yang Diperhatikan dalam Menulis Surat Dinas

1. Kepala surat dinas

a. Kepala surat umumnya terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kode pos, logo.
b. Contoh kepala surat yang dibuat oleh sebuah organisasi:

YAYASAN BINA BUDAYA
Jalan Perjuangan 55, Surakarta
Jawa Tengah 51176
Kotak Pos 3454 Telepon 467540

c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan kepala surat.

2. Tanggal surat dinas

a. Tanggal surat mencakup tanggal (ditulis angka), bulan (ditulis huruf), dan tahun (ditulis angka).
b. Sebelum tanggal, tidak perlu mencantumkan kota karena nama kota sudah disebutkan di kepala surat.
c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

3. Nomor, lampiran, dan hal

a. Kata nomor, lampiran, dan hal ditulis dengan huruf awal kapital.
b. Nomor, lampiran, dan hal diikuti oleh tanda titik dua.
c. Apabila nomor dan lampiran disingkat, mesti ditulis secara konsisten, yakni No. dan Lamp.
d. Apabila tidak ada yang dilampirkan, kata lampiran tidak perlu dicantumkan.
e. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nomor, lampiran, dan hal surat.

4. Alamat surat dinas

a. Alamat surat berisi nama orang yang dituju dan nama jabatan.
b. Penulisan alamat surat bisa di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat atau di sebelah kiri atas di bawah bagian Hal.
c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

5. Salam pembuka

a. Salam pembuka merupakan awal komunikasi dari pengirim kepada penerima surat.
b. Salam pembuka umumnya ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat.
c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

6. Isi surat

a. Isi surat terbagi atas alinea pembuka (pengantar isi surat yang berisi permintaan, pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan), alinea isi (hal-hal yang perlu disampaikan kepada penerima surat yang ditulis secara jelas dan singkat), dan alinea penutup surat (simpulan isi surat dan mengandung harapan maupun ucapan terima kasih).

b. Contoh alinea pembuka:
1) Karang Taruna RW X akan mengadakan Pelatihan Kewirausahaan yang melibatkan beberapa karang taruna dan OSIS SMP dan SMA se-Bandung.
2) Surat permohonan Saudara telah kami terima. Sehubungan dengan ini, kami memberitahukan hal-hal sebagai berikut.

c. Contoh alinea penutup:
1) Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
2) Semoga jawaban kami dapat memuaskan Ibu.

7. Salam penutup

a. Salam penutup merupakan sapaan untuk mengakhiri komunikasi dari pengirim kepada penerima surat.
b. Salam penutup umumnya ditulis di sebelah kanan bawah surat.
c. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan tanggal surat.

8. Nama pengirim

a. Nama pengirim surat berisi nama pengirim dan nama jabatan, ditulis di bawah salam penutup.
b. Berikut ini hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penulisan nama pengirim.